Reservierungsfluss verstehen

Reservierungsfluss

Status

Jede Reservierung hat einen dieser Status:

1. Anfrage – Der Gast hat reserviert, die Reservierung ist aber noch nicht bestätigt: im Anfragemodus, bis das Restaurant entscheidet, oder bei eingeschalteter E-Mail-Verifizierung, bis der Gast seine Adresse bestätigt hat.
2. Bestätigt – Der Platz ist reserviert.
3. Am Tisch – Der Gast sitzt.
4. Abgeschlossen – Der Besuch ist beendet, der Tisch wieder frei.
5. Storniert – Vom Gast oder vom Restaurant abgesagt.
6. No-Show – Der Gast ist nicht erschienen.

Eine Anfrage, die Sie abgelehnt haben, zeigt der Admin als Abgelehnt.

Einen Schritt, der versehentlich gesetzt wurde, nehmen Sie in den Details der Reservierung zurück: Platzierung zurücknehmen, Abschluss zurücknehmen, Stornierung zurücknehmen, No-Show zurücknehmen oder Ablehnung zurücknehmen. Eine abgelehnte Anfrage ist danach wieder eine offene Anfrage.

Sofortbestätigung oder Anfragemodus

Unter Einstellungen → Buchungseinstellungen wählen Sie den Bestätigungsmodus:

• Sofortbestätigung – Die Reservierung ist sofort bestätigt.
• Anfragemodus (manuelle Freigabe) – Jede Buchung geht als Anfrage ein und wartet auf Ihre Entscheidung: Bestätigen oder Ablehnen. Hat die Anfrage noch keinen Tisch, fragt platzeo beim Bestätigen nach: Tisch wählen oder Ohne Tisch bestätigen. Ohne Tisch wird für den Gast kein Platz freigehalten.

Mit Große Gruppen nur auf Anfrage gilt der Anfragemodus nur oberhalb einer Personenzahl, die Sie festlegen, z. B. für Gruppen ab 7 Personen.

Benachrichtigungen

Gäste erhalten automatisch E-Mails: die Bestätigung (im Anfragemodus zuerst den Eingang der Anfrage), eine Nachricht bei Ablehnung oder Stornierung, eine Nachricht, wenn Ihr Team Datum oder Uhrzeit ändert, und etwa 24 Stunden vor dem Besuch eine Erinnerung. Die Nachricht über ein neues Datum oder eine neue Uhrzeit können Sie beim Speichern abwählen. Zu einem Walk-in verschickt platzeo keine E-Mails.

Die E-Mails zu einer Buchung sind in der Sprache geschrieben, in der der Gast gebucht hat, Deutsch oder Englisch. Das gilt für Reservierungen, Anmeldungen zu Veranstaltungen und Buchungen von Aktivitäten. Trägt Ihr Team die Buchung ein, gilt die Sprache Ihrer Buchungsseite.

Die Erinnerung geht nur an bestätigte Reservierungen. Wer weniger als 36 Stunden vor dem Besuch bucht, bekommt keine: Die Bestätigung ist dann noch frisch.

Ist eine Anfrage am Vortag des Besuchs noch offen, erinnert platzeo Sie per E-Mail noch einmal daran. Der Gast erfährt zur selben Zeit, dass seine Anfrage noch nicht bestätigt ist, und bekommt Ihre Telefonnummer. platzeo bestätigt oder storniert eine Anfrage nie von selbst.

Verlangt Ihre Buchungsseite, dass Gäste ihre E-Mail-Adresse bestätigen, und der Gast tut das nicht rechtzeitig, verfällt die Reservierung. Der Gast erhält darüber eine E-Mail mit dem Weg zu einer neuen Buchung.

Im Admin

Im Kalender sehen Sie die Reservierungen in den Ansichten Tag, Woche, Monat und Belegung, unter Reservierungen als Liste. Ein Klick auf eine Reservierung öffnet die Details mit allen Aktionen.