DSGVO: Export und Löschung

Export und Löschung

Gast-Perspektive

Gäste können selbst:

• über den Link in ihrer Bestätigungsmail ihre Reservierung ansehen und stornieren
• mit einem Gästekonto unter /my ihre Treuekarten ansehen und Name, Telefonnummer und Sprache ändern
• in den Einstellungen des Gästekontos mit Daten herunterladen alles abrufen, was zu ihrem Konto gespeichert ist: die Kontodaten und, je Restaurant, Reservierungen, Treuekarten mit ihren Buchungen, Anmeldungen zu Veranstaltungen und gebuchte Aktivitäten. Ihre internen Notizen zum Gast sind nicht enthalten.
• dort mit Konto löschen das Gästekonto löschen. Dazu bestätigt der Gast sein Passwort; hat das Konto keines, meldet er sich kurz vorher über den Link aus seiner E-Mail neu an. Die Treuekarten bleiben gültig, wenn der Gast nicht ausdrücklich auch sie löscht. Wählt er das, werden seine Karten samt Verlauf gelöscht, und bei Ihnen steht unter Aktivität der Eintrag Treuekarte gelöscht mit dem Gast als Auslöser.

Gäste ohne Gästekonto richten Anfragen nach Auskunft oder Löschung an Ihr Restaurant, und Sie erledigen sie im Gästeprofil. Löscht ein Gast sein Gästekonto, bleiben sein Gästeprofil und seine Reservierungen bei Ihrem Restaurant gespeichert, bis Sie sie löschen oder die Aufbewahrungsfrist endet (siehe unten). Das Profil ist danach mit keinem Konto mehr verknüpft, die Ausnahme für Gäste mit Gästekonto gilt für ihn also nicht mehr.

Restaurant-Perspektive

Im Profil eines Gastes unter Gäste finden Sie:

• Daten exportieren: alles, was Ihr Restaurant über den Gast gespeichert hat, als Datei (JSON oder CSV).
• Gast löschen: entfernt Name, E-Mail, Telefon, Notizen und die Treuekarte des Gastes mit ihrem Verlauf. Die Reservierungen bleiben ohne Personenbezug für Ihre Statistik erhalten. Hat der Gast seine Karte in Google Wallet abgelegt, setzt platzeo den Pass dort auf inaktiv. Einen Pass in Apple Wallet kann platzeo nicht zurückholen: Er bleibt auf dem Gerät, bis der Gast ihn selbst entfernt, und wird nicht mehr aktualisiert. Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Solange der Gast noch eine offene Reservierung oder Buchung hat, ist das Löschen gesperrt.

Exportieren können Inhaber und Manager, löschen können nur Inhaber. Das Gästekonto eines Gastes bleibt dabei bestehen, es wird nur von Ihrem Restaurant getrennt.

Aufbewahrung

platzeo anonymisiert Gästedaten automatisch 36 Monate nach dem letzten Besuch oder der letzten Buchung. Als Besuch oder Buchung zählen Reservierungen, Anmeldungen zu Veranstaltungen, Buchungen von Aktivitäten und bei der Treuekarte ihre Ausgabe, jeder Stempel, jede Punktgutschrift und jede Einlösung.

Dabei werden Name, E-Mail, Telefon, Notizen, der Anlass und die Antworten auf Zusatzfelder entfernt. Die Reservierungen selbst (Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Status) bleiben ohne Personenbezug für Ihre Statistik erhalten.

Ausgenommen sind Gäste mit einem verknüpften Gästekonto: Ihre Daten bleiben, solange das Konto besteht. Eine Treuekarte allein hält einen Gast nicht: Wurde sie 36 Monate lang weder gestempelt noch eingelöst, wird der Gast wie jeder andere anonymisiert. Die Prüfung läuft jede Nacht. platzeo hält dabei nur fest, wie viele Gäste anonymisiert wurden, nie wer.

Aktivitätsprotokoll

Das Protokoll unter Aktivität hält fest, wer im Restaurant was geändert hat. Einträge, die einen Gast nennen (Reservierungen, Gäste, Veranstaltungen, Aktivitäten, Treuekarten), werden nach 12 Monaten gelöscht. Einträge über Logins, auch fehlgeschlagene, bleiben 90 Tage, alle übrigen Einträge 24 Monate.